Verwerking persoonsgegevens KNLTB Lerarenapp

Als tennis- of padelleraar werk je met de TOF-omgeving in de KNLTB Lerarenapp om de ontwikkeling van je jeugdspelers bij te houden. (tennis t/m 12 jaar, rolstoeltennis en padel t/m 17 jaar). Dat betekent ook dat je werkt met persoonsgegevens van minderjarigen. Daar willen we je goed over informeren.

Welke gegevens worden verwerkt?

In de Lerarenapp worden de volgende gegevens van jeugdspelers vastgelegd:

Voornaam en achternaam
Geboortedatum
Mailadres
Bondsnummer
Geslacht
Vereniging
Voortgang (ontwikkelingsfases en levels)

Waarom worden deze gegevens verwerkt?

Deze gegevens zijn nodig om:

De tennisontwikkeling van de jeugdspeler bij te houden en inzichtelijk te maken
De leraar te ondersteunen bij het bepalen van trainingsdoelen en het afstemmen op het niveau van het kind
Een juiste indeling te maken voor competitie en toernooien
Kinderen en ouders inzicht te geven in de voortgang (via de spelerskaart)

Let op: rolstoeltennis en gezondheidsgegevens

Werk je met jeugdspelers in een rolstoeltennisgroep? Dan is het belangrijk dat je het volgende weet.

Wanneer je een speler indeelt in een rolstoeltennisgroep in de Lerarenapp, wordt daarmee indirect een gezondheidsgegeven verwerkt. Uit de indeling in een rolstoelgroep kan namelijk worden afgeleid dat de speler gebruikmaakt van een rolstoel. Gezondheidsgegevens vallen onder de AVG in een bijzondere, zwaar beschermde categorie persoonsgegevens (artikel 9 AVG).

Wees je hiervan bewust: je verwerkt gevoelige gegevens. Ga hier extra zorgvuldig mee om. Gebruik de indeling uitsluitend voor het beoogde doel: het afstemmen van lessen en ontwikkelingsdoelen op de speler. Bespreek het niet buiten de noodzakelijke context. Deel deze informatie niet met anderen dan strikt noodzakelijk.

Registreer een speler alleen in een rolstoelgroep als dit daadwerkelijk van toepassing is. Voorkom onterechte registraties. Informeer ouders/verzorgers dat de indeling in een rolstoelgroep leidt tot de verwerking van een gezondheidsgegeven. Verwijs hen naar het privacy statement van de KNLTB.

Wie is verantwoordelijk?

De KNLTB is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in de Lerarenapp. De TOF-omgeving wordt beheerd door TOF Sports (Hulan). Met hen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.

Wat wordt van jou als leraar verwacht?

Gebruik de gegevens alleen voor het doel waarvoor ze bedoeld zijn: het bijhouden van de spelersontwikkeling binnen TOF.
Deel geen gegevens met derden buiten de app om, tenzij daar een geldige reden voor is.
Ga zorgvuldig om met inloggegevens voor de app. Deel je account niet met anderen.
Bewaar geen kopieën van persoonsgegevens buiten de app (bijvoorbeeld op papier of in eigen spreadsheets).
Meld het direct bij de KNLTB als je vermoedt dat er sprake is van een datalek of onbevoegde toegang.
Zorg er samen met je club voor dat ouders/verzorgers weten dat de gegevens van hun kind in de app worden verwerkt.

Extra voor rolstoeltennis

Zorg er samen met je club voor dat ouders/verzorgers weten dat er ook een gezondheidsgegeven in de app wordt verwerkt.

Wat wordt van de club verwacht?

Zorg dat leraren die met de app werken op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden.
Informeer ouders/verzorgers dat persoonsgegevens van hun kind worden verwerkt in de Lerarenapp.
Controleer of de privacyverklaring van de club verwijst naar de gegevensverwerking in de TOF-omgeving van de Lerarenapp.
Neem privacy mee in het onboardingsproces van nieuwe leraren.

Extra voor rolstoeltennis:

Zorg dat leraren die rolstoeltennislessen geven via TOF op de hoogte zijn dat ze ook een gezondheidsgegeven verwerken
Controleer ook of de privacyverklaring van de vereniging vermeldt dat gezondheidsgegevens kunnen worden verwerkt in het kader van rolstoeltennis.

Het gaat om kinderen – extra zorgvuldigheid

Omdat het gaat om gegevens van minderjarigen (kinderen onder de 16 jaar), gelden er volgens de AVG aanvullende beschermingseisen. Kinderen zijn zich vaak minder bewust van de risico's rondom hun persoonsgegevens. Daarom is het extra belangrijk dat iedereen die met deze gegevens werkt, hier bewust en zorgvuldig mee omgaat.

Meer informatie

Lees het volledige privacy statement van de KNLTB. Heb je vragen over de verwerking van persoonsgegevens in de Lerarenapp? Neem dan contact op met ledenservice@knltb.nl.